Veel sprekers denken dat voorbereiding de presentatie perfect maakt. Dat is een fabeltje. Voorbereiding maakt een presentatie meestal alleen maar routineus. Hoe vaker je iets doet, hoe comfortabeler je je daarbij gaat voelen, of je het nu wel of niet goed uitvoert. Jouw presentatie goed voorbereiden is geen kwestie van veel voorbereiden maar van goed voorbereiden. De inhoud van je presentatie goed kennen is geen garantie voor succes. Jouw boodschap kunnen overbrengen en een connectie kunnen maken met het publiek is datgene wat écht telt, en een goede voorbereiding draagt daar zeker aan bij. Hoog tijd om eens stil te staan bij waar een goede voorbereiding uit bestaat. Hieronder vindt je de vijf belangrijkste elementen daarvan.
Neem uzelf op video op
Of gebruik de webcam van je laptop als je niet over een videocamera beschikt. Je kunt onmiddellijk na je presentatie jezelf terugzien. De enige vraag die je moet stellen als je jezelf terugziet is “Zou ik deze hele presentatie willen blijven kijken?“. Als je daarop ‘nee’ antwoord, wat zou je er dan aan veranderen om het wel voor elkaar te krijgen?
Oefen hardop
Veel sprekers “denken” zich door de presentatie heen als ze zich voorbereiden. Denken is echter iets anders dan daadwerkelijk doen. Het lezen van je presentatie levert ook weinig op. Je kent de inhoud daarna misschien beter, maar je weet niet wanneer je pauzes wil laten vallen, hoe je intonatie moet zijn en hoe lang je over de tekst doet. Mensen lezen sneller dan dat ze spreken en het feit dat veel sprekers de tijd overschrijden is het gevolg van dat deze sprekers als voorbereiding alleen de tekst hebben gelezen.
Neem de tijd op
Tijdsoverschrijding is een van de belangrijkste ergernissen van het publiek bij presentaties. Na je presentatie willen ze de beloofde pauze, om naar het toilet te gaan, een sigaret te roken of een kop koffie te pakken. Gun het publiek die tijd. Als je een presentatietijd krijgt van 30 minuten, zorg er dan voor dat jouw presentatie tussen de 18 en 25 minuten duurt. Ben je de laatste spreker van de dag, ga er dan vanuit dat je nog maar de helft van jouw spreektijd kan gebruiken. Het publiek zal je dankbaar zijn dat jij de tijdsoverschrijding van jouw voorgangers goedmaakt.
Oefen gevarieerd
Een presentatie is een “gesprek” met je publiek en de exacte woorden die je kiest zijn afhankelijk van de situatie ter plekke. Als je de exacte woorden uitschrijft en oefent kom je tijdens de uitvoering star over. Zorg ervoor dat je spontaan blijft door verschillende varianten te oefenen. Stel jezelf een spontane presentatie als doel.
Geef extra aandacht aan de opening en afsluiting
Je publiek onthoudt het beste wat ze als eerste van je zien en wat ze als laatste van je zien. In de toneelwereld zeggen ze wel eens “Als je opening en afsluiting goed is, dan vergeeft je publiek je een slecht middenstuk“. Laat zien wie je bent in jouw opening zodat het publiek je een beetje leert kennen en weet waar je heen wil met je presentatie. Beschouw je afsluiting als de laatste kans om nog éénmaal je boodschap over te brengen. Prent het belangrijkste van je presentatie voorgoed in het geheugen van het publiek en bedank ze voor de aandacht. Trap vooral niet in de valkuil “Zijn er nog vragen?”
Het doel van je voorbereiding is om gewend te raken aan de boodschap, de slides en de timing van je presentatie, zodat, wanneer je op het podium staat, je in staat bent om je te concentreren op jouw publiek.