Bereid je goed voor op een presentatie
Veel sprekers denken dat voorbereiding de presentatie perfect maakt. Dat is een fabeltje. Voorbereiding maakt een presentatie meestal alleen maar routineus. Hoe vaker je iets doet, hoe comfortabeler je je daarbij gaat voelen, of je het nu wel of niet goed uitvoert. Jouw presentatie goed voorbereiden is geen kwestie van veel voorbereiden maar van goed voorbereiden. De inhoud van je presentatie goed kennen is geen garantie voor succes. Jouw boodschap kunnen overbrengen en een connectie kunnen maken met het publiek is datgene wat écht telt, en een goede voorbereiding draagt daar zeker aan bij. Hoog tijd om eens stil te staan bij waar een goede voorbereiding uit bestaat. Hieronder vindt je de vijf belangrijkste elementen daarvan. Neem uzelf op video op Of gebruik de webcam van je laptop als je niet over een videocamera beschikt. Je kunt onmiddellijk na je presentatie jezelf terugzien. De enige vraag die je moet stellen als je jezelf terugziet is “Zou ik deze hele presentatie willen blijven kijken?“. Als je daarop ‘nee’ antwoord, wat zou je er dan aan veranderen om het wel voor elkaar te krijgen? Oefen hardop Veel sprekers “denken” zich door de presentatie heen als ze zich voorbereiden. Denken is echter iets anders dan daadwerkelijk doen. Het lezen van je presentatie levert ook weinig op. Je kent de inhoud daarna misschien beter, maar je weet niet wanneer je pauzes wil laten vallen, hoe je intonatie moet zijn en hoe lang je over de tekst doet. Mensen lezen sneller dan dat ze spreken en het feit dat veel sprekers de tijd overschrijden is het gevolg van dat deze sprekers als voorbereiding alleen de tekst hebben gelezen. Neem de tijd op Tijdsoverschrijding is een van de belangrijkste ergernissen van het publiek bij presentaties. Na je presentatie willen ze de beloofde pauze, om naar het toilet te gaan, een sigaret te roken of een kop koffie te pakken. Gun het publiek die tijd. Als je een presentatietijd krijgt van 30 minuten, zorg er dan voor dat jouw presentatie tussen de 18 en 25 minuten duurt. Ben je de laatste spreker van de dag, ga er dan vanuit dat je nog maar de helft van jouw spreektijd kan gebruiken. Het publiek zal je dankbaar zijn dat jij de tijdsoverschrijding van jouw voorgangers goedmaakt. Oefen gevarieerd Een presentatie is een “gesprek” met je publiek en de exacte woorden die je kiest zijn afhankelijk van de situatie ter plekke. Als je de exacte woorden uitschrijft en oefent kom je tijdens de uitvoering star over. Zorg ervoor dat je spontaan blijft door verschillende varianten te oefenen. Stel jezelf een spontane presentatie als doel. Geef extra aandacht aan de opening en afsluiting Je publiek onthoudt het beste wat ze als eerste van je zien en wat ze als laatste van je zien. In de toneelwereld zeggen ze wel eens “Als je opening en afsluiting goed is, dan vergeeft je publiek je een slecht middenstuk“. Laat zien wie je bent in jouw opening zodat het publiek je een beetje leert kennen en weet waar je heen wil met je presentatie. Beschouw je afsluiting als de laatste kans om nog éénmaal je boodschap over te brengen. Prent het belangrijkste van je presentatie voorgoed in het geheugen van het publiek en bedank ze voor de aandacht. Trap vooral niet in de valkuil “Zijn er nog vragen?” Het doel van je voorbereiding is om gewend te raken aan de boodschap, de slides en de timing van je presentatie, zodat, wanneer je op het podium staat, je in staat bent om je te concentreren op jouw publiek....
Slechte, maar veelgebruikte presentatieregels
Als trainer of coach werk ik regelmatig met sprekers die vaak al eerder een presentatietraining of cursus hebben gevolgd. En hoewel het meestal prettig is om met deze door-de-wol-geverfde sprekers aan de slag te zijn, zijn er ook vaak een aantal hardnekkige “presentatieregels” ingeslopen. En dat zou geen probleem zijn, ware het niet dat ik me in de meeste van deze regels totaal niet kan vinden. In de weg Presentatieregels zijn misschien handig om je op weg te helpen, maar binnen de kortste keren staan ze een inspirerende betoog meer in de weg dan dat ze er een bijdrage aan leveren. Hieronder de top-vier van regels die in de praktijk je presentatie alleen maar om zeep helpen: Blijf op het podium, achter het katheder Vooral als je voor grote zalen spreekt, en je optreden ook op schermen elders in de zaal te volgen is, zul je dit verzoek regelmatig hebben gekregen. De cameraman heeft je gevraagd op één plek te blijven staan, want anders krijgt hij je niet goed in beeld. Trap niet in die smoes! Een goede cameraman kan jou volgen als je op het podium loopt, en zelfs als je het publiek in loopt. Misschien heb je een andere reden om achter het katheder te blijven: ujebent zenuwachtig, je moet op de knop kunnen drukken voor de volgende slide of er zit een vaste microfoon op het katheder. In dat geval geldt voor jou: Wees dapper, koop een afstandsbediending en vraag om een handmicrofoon. Eindig met een vragenronde Dit is een slechte gewoonte geworden in presentatieland. Als je eindigt met een vragenronde is het laatste wat je publiek van je hoort het antwoord op de laatste vraag die is gesteld. Soms kan dat goed uitpakken, maar voor hetzelfde geld juist totaal niet. Voorkom dat je door een vraag laat bepalen waar je mee eindigt, reserveer een paar minuten na de vragenronde voor de afsluiting van jouw betoog. Of, wanneer je je daarbij comfortabel voelt, laat het publiek tijdens je presentatie vragen stellen. Maar zorg ervoor dat jij het laatste woord hebt. Deel een hand-out uit na je presentatie Als het publiek niet kan onthouden wat je hebt gezegd dan heb je óf te veel verteld, óf je boodschap is niet aangekomen. Een hand-out lost dit niet op. Om het het eerste probleem te beginnen: Mensen zijn niet in staat om meer dan pakweg 3 dingen te onthouden van een speech. Als je wil dat je publiek meer onthoudt, probeer dan met je presentatie de mensen zo enthousiast te maken dat ze meer over het onderwerp te weten willen komen. En geef (of verkoop!) vervolgens aan je publiek jouw boek, dvd-serie of cursus. Als je één boodschap met je presentatie wil overbrengen is een hand-out niet nodig. Help het publiek in plaats daarvan om tijdens de presentatie je boodschap te onthouden. Vertel wat je gaat vertellen, vertel het, en vertel wat je verteld hebt Dit is nog steeds een wijdverbreid misverstand, en zelfs gerenommeerde presentatiecoaches maken zich schuldig aan deze “regel”. Deze regel vindt zijn oorsprong in de tweede wereldoorlog, toen het (Amerikaanse) leger een manier zocht om alle soldaten dezelfde orders te geven en er zeker van te zijn dat ze de orders ook zo onthouden. De soldaten die de oorlog overleefden werden zakenmensen en begonnen deze regel te verspreiden. Het probleem is hier dat de presentaties in het leger destijds niet interessant, inspirerend of overtuigend hoefden te zijn. Het publiek bestond uit soldaten en die zijn gewend om orders aan te nemen. Jouw presentatie moet echter wél inspireren, overtuigen en je publiek meevoeren, want in tegenstelling tot soldaten heeft jouw publiek de keuze om jouw betoog te accepteren of te verwerpen. “Er in hameren” is dan vaak niet de beste strategie! De beste sprekers uit de geschiedenis hebben één ding gemeen: ze overtraden de regels (en schreven daarmee vaak nieuwe regels). Goede sprekers hebben ook één ding gemeen: ze hebben geen regels nodig. Regels zijn prima als je een computerprogramma wil schrijven en misschien als je voor het eerst in het openbaar spreekt, maar laat jouw betoog nooit, maar dan ook nooit belemmeren door regels. Je hebt ze echt niet nodig!...